Time Management

Salah satu aspek penting dalam menjalani kehidupan adalan WAKTU. Kita sering mendengar berbagai istilah tentang pentingnya WAKTU misalnya Waktu adalah Uang atau Waktumu adalah pedangmu.

Dari sudut pandang ini dapat kita melihat, waktu memiliki peran bagaikan urat nadi kehidupan. Kegiatan apapun yang kita lakukan pastinya membutuhkan waktu. Dimulai dari proses lahirnya kita memerlukan waktu, proses pendidikan kita memerlukan waktu, proses pekerjaan kita memerlukan waktu, untuk makan, minum, tidur, mandi, semuanya membutuhkan waktu. Tentu untuk menulis artikel ini perlu adanya waktu.

Anda dan saya sebagai pekerja atau karyawan tentu sudah diamanahkan melaksanakan suatu pekerjaan sesuai dengan job description atau uraian tugas yang telah dibebankan kepada kita. Konsekuensinya adalah kewajiban kita bekerja untuk perusahaan atau organisasi dan tentu kewajiban perusahaan juga untuk membayar apa yang sudah kita kerjakan.

Dalam melaksanakan pekerjaan yang akurat, cepat, dan efektif tentu kita memerlukan manajemen waktu yang tepat. Keberhasilan seseotang dalam melaksanakan suatu pekerjaan bisa dipengaruhi oleh dua aspek penting, yang pertama right man in the right place. Artinya orang yang tepat ditempatkan pada posisi atau jabatan yang tepat pula. Kita misalnya seorang yang sangat berpengalam dalam memimpin tentu tidak tepat jika diposisikan sebagai staf administrasi yang melaksanakan pekerjaan teknis. Sangat tepat jika orang tersebut ditempatkan pada posisi minimal manager yang porsi kegiatannya adalah mengarahkan dan pengamnbilan keputusan.  Aspek terpenting kedua adalah right man in the right time. Kembali ke masalah waktu tadi, orang yang tepat akan berhasil jika ditempatkan pada posisi yang tepat dan waktu yang tepat. Kita misalkan posisi manager  ditempatkan orang yang tepat tetapi pada situasi perusahaan yang masih belum banyak omset maka ini tentu penempatan kurang tepat jika dilihat dari segi waktu. Dua Poin ini bisa anda contohkan sendiri pada kasus-kasus yang terjadi di perusahaan/organisasi anda.

Secara kosa kata, TIME MANAGEMENT terdiri dari dua kata yaitu TIME dan MANAGEMENT. Time adalah waktu, peluang, kesempatan. Sedang management adalah cara bagaiman melaksanakan planing, organizing, Directing, & Controling untuk mencapai tujuan dari organisasi. Berarti dari segi bahasa TIME MANAGEMNT adalah bagaimana cara kita melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian dari ketersediaan waktu yang kita punya untuk mencapai tujuan. Tujuan disini bisa diartikan tujuan organisasi atau tujuan individu sesuai dengan konsekuensi dari kegiatan yang kita laksanakan.

Kenapa diperlukan adanya Time Management?

Karena segala sesuatu yang kita kerjakan tidak akan dapat diselesaikan pada waktu bersamaan atau persamaan waktu yang dibutuhkan. Jika misalkan dalam satu Tim atau bekerjasama dalam Tim maka satu orang tidak dapat melaksanaka seluruh pekerjaan. Maka sangat diperlukan Time Management dimana Siapa, Apa, dan Berapa lama bisa diselesaikan.Setelah kita menentukan dan menjawab pertanyaan ini maka segera kita melaksanakan sesuai dengan Time Management yang sudah kita tentukan. Yang kita rasa itu penting dan mendesak maka pekerjaan tersebutlah yang harus kita dahulukan baru selanjutnya dilaksanakan pekerjaan lain. Hal inilah dikatakan dengan PRIORITAS.

Kenapa menentukan prioritas itu penting?

Sebelum melaksanakan beberapa pekerjaan maka pilah dahulu mana yang menurut kita pekerjaan yang penting dan mendesak. Dengan menentukan ini maka kita bisa melihat dan sadar akan hal-hal yang penting dan mendesak yang harus segera kita laksanakan.selanjutnya dengan adanya prioritas maka kita akan bisa menggunakan waktu yang lebih efisien. Pekerjaan lain akan kita kita kerjakan ketika pekerjaan lain selesai. Pastinya kita bisa memperkirakan porsi waktu yang kita butuhkan dalam melaksanakan pekerjaan. Dengan membuat prioritas otomatis kita akan menciptakan strategi-strategi agar pekerjaan yang akan kita kerjakan selesai tepat waktu. Penentuan strategi inilah substansi utama dari time management. Tentu dengan adanya strategi kita melakukan pengontrolan terhadap waktu yang akan dan aktifitas yang kita kerjakan. Kita akan tau waktu dimana kita harus bekerja, beristirahat, atau waktu untuk entertain.

Dalam menentukan prioritas ini kita mengenal adanya dua dimensi penting, yaitu penting (important) dan mendesak (urgent). Dimensi ini bagaikan kepingan mata uang yang tidak dapat dipisahkan dalam konteks pembahasan kita mengenai time management.pekerjaan penting adalah pekerjaan yang menunjang operasional. Jika tidak dikerjakan maka akan menghambat operasional atau memberikan hasil produksi atau pelayanan dan produk atau pelayan yang tidak bermutu. Selanjutnya mendesak adalah pekerjaan yang bersifat perlu penangan segera. Jika tidak dilaksanakan maka pekerjaan atau individu lain yang akan juga terkena dampaknya. Terkait dengan penting dan mendesak ini kita mengenal dengan adanya 4 kuadran atau matriks time management. Dengan kuadran ini kita bisa menentukan mana pekerjaan yang prioritas dan mendesak. 4 level dari kuadran ini adalah:

• Kuadran I Mendesak dan penting : tindakan yang dilakukan adalah perlu penanganan segera dan reaktif
• Kuadran II Tidak mendesak dan penting : Tindakan yang dilakukan ada tetap dikerjakan walaupun tidak saat ini asalkan ketika dibutuhkan pekerjaan tersebut telah diselesaikan
• Kuadran III Mendesak dan tidak penting : Tindakan yang dilakukan adalah jika ada waktu tersisa segera dilaksanakan jika kita didalam suatu tim coba dianalisa kembali kalau bisa dikerjakan oleh lain bisa jadi itu merupakan pekerjaan prioritas orang lain.
• Kuadran IV adalah Tidak Mendesak dan tidak penting : Tindakan yang dilakukan adalah bisa dikerjakan ketika seluruh pekerjaan selesai, dan dikaji kembali apakah memang harus dilaksanakan. Jika tidak perlu maka tinggalkan. Kuadran IV ini lebih menekankan pada pembuangan waktu atau waste time.

Time management akan membantu kita dalam penyelesaian pekerjaan, tugas, dan self management. Time management yang efektif tentu akan mempermudah kita dalam kehidupan. Kita akan tau dimana saatnya kita harus melaksanakan pekerjaan ini dan pekerjaan itu. Selanjutnya kita akan dapat mengelola waktu untuk diri kita seperti waktu untuk beristirahant, berlibur, tidur, dan tentunya yang paling prioritas atau kuadran I adalah waktu kita untuk beribadah. Dengan shalat tepat waktu sebenarnya mencerminkan diri kita mempunyai time management yang baik dan bisa menentukan prioritas sangat penting dan sangat mendesak. Apa guna jika kita mampu mengelola waktu kita untuk pekerjaan tetapi untuk shalat masih belum tepat waktu. Hal inilah yang harus kita perbaiki. Karena sesuangguhnya amalan yang paling afdhal adalah shalat tepat waktu. Jadi manfaatkan dan kelolalah waktu anda untuk kehidupan dunia dan akhirat kelak.  

Share this post