Panduan Audit Sistem Manajemen Mutu

Dalam melaksanakan suatu kegiatan produksi baik produksi barang atau jasa (pelayanan), suatu organisasi tidak terlepas dari berbagai jenis sistem yang diimplementasikan. Apakah itu sistem informasi, sistem standar produk, sistem keuangan, sistem manajemen, dll. Salah satu sistem manajemen yang diimplementasikan adalah sistem manajemen mutu. Pada tahap awal implemetasinya adalah tahapan perencanaan, penunjukan SDM, membangun dan membuat dokumen. Selanjutnya dokumen kerja diimplementasikan. Untuk menjamin keefektifan implementasi sistem, maka wajib dilaksanakan Audit. Dari hasil evaluasi melalui pelaksanaan Audit outputnya adalah tindakan korektif. Tindakan korektif inilah yang menjadi acuan untuk melaksanakan perbaikan secara terus-menerus (continual improvements).

Jika Sistem Manajemen Mutu distandarkan oleh ISO 9001:2015, maka Audit distandarkan pada ISO 19011:2005 yaitu Panduan Audit Sistem Manajemen Mutu / Lingkungan. Apa itu audit? Berdasarkan standar ini, Audit adalah proses yang sistematik, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit dipenuhi. Apa itu bukti audit? Bukti audit adalah rekaman, pernyataan mengenai fakta atau informasi lain yang terkait dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi, bukti audit mungkin bersifat kualitatif atau kuantitatif. Sedangkan Kriteria Audit adalah seperangkat kebijakan, prosedur atau persyaratan, kriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding terhadap bukti audit. Yang dimaksud disini adalah apa yang sering kita dengar dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Instruksi Kerja (IK).

Dalam melaksanakan proses Audit yang paling diutamakan adalah membuat Program Audit. Program Audit adalah serangkaian atau lebih yang direncanakan dalam waktu tertentu dan dengan maksud tertentu. Termasuk didalam program Audit yaitu:

1. Penentuan jadwal, apakah dilaksanakan setahun sekali atau setahun dua kali.
2. Tanggung jawab, yaitu job description setiap unit kerja yang akan diaudit
3. Penentuan sumber daya, misalnya penentuan dan penunjukan Auditor internal, sumber daya keuangan, dan kesiapan Auditee (pihak yang diaudit)
4. Prosedur, yaitu apakah SOP, IK, form, dan rekaman sudah disiapkan sebelum untuk kemudian diperiksa oleh Auditor.

Setelah direncanakan program audit selanjutnya dijalankan dan diakhir pelaksanaan akan dievaluasi.

Setelah adanya Program Audit, hal terpenting selanjutnya adalah menentukan ruang lingkup dan tujuan audit. Tujuan Audit misalnya untuk memenuhi persyaratan sertifikasi standar sistem manajemen, tujuan komersial, persyaratan pelanggan dan memberi masukan bagi peningkatan sistem manajemen. Selanjutnya penentuan ruang lingkup yaitu apakah seluruh unit kerja yang diaudit atau hanya unit tertentu, dan apakah seluruh elemen persyaratan yang diaudit atau ada pengecualian.

Team Audit dipimpin oleh seorang Lead Auditor. Lead Auditor yang melakukan koordinasi kepada seluruh Auditor tentang apa saja yang harus diaudit dan bagaimana sistem penulisan temuan, klasifikasi temuan, dan verifikasi temuan. Penunjukan Team Audit didasarkan pada apakah personil yang ditunjuk memiliki sertifikasi dan pengalaman audit.

Setelah Team Audit disahkan, maka pelaksanaan audit sudah bisa dilaksanakan. Dimulai dengan Opening Meeting yang dihadiri oleh Top Management, Auditor, dan Auditee. Selanjutnya dilaksanakan Audit di setiap unit kerja sesuai dengan jadwal, Auditor, dan Auditee. Form yang digunakan yaitu daftar pertanyaan, form observasi, dan form permintaan tindakan korektif untuk menuliskan temuan yang akan disampaikan pada closing meeting Setelah keseluruhan unit kerja diaudit, maka seluruh Auditor dan Auditee bertemu kembali di Closing Meeting untuk membacakan temuan, klasifikasi temuan dan tindakan koreksi apa yang akan dilakukan. Kemudian setelah closing meeting menjadi tugas Lead Auditor untuk membuat laporan Audit. Laporan audit isinya antara lain adalah gambaran umum pelaksanaan audit, jumlah temuan, tindaklanjut temuan, dan kesimpulan audit.

Output dari pelaksanaan Audit adalah continual improment, yaitu tindakan koreksi apa yang akan diambil untuk memperbaiki sistem dan selanjutnya ketidaksesuain yang ditemukan tidak akan terulangi kembali di periode berikutnya. Dengan pelaksanaan audit yang terprogram dan terencana dengan baik tentu akan memberikan dampak positif bagi peningkatan mutu organisasi.


          

Share this post